KI und Automatisierung für Dienstleistung & Büro
Aus Mails, Scans und Tabellen wird eine saubere Ablage.
In Büros und Dienstleistungsbetrieben liegen Informationen in Mails, PDFs und Tabellen verstreut und werden mehrfach abgetippt. Ich automatisiere das Auslesen, Sortieren und Eintragen, damit Daten einmal erfasst werden und danach von selbst dort landen, wo sie gebraucht werden.
Wo die Zeit verloren geht
Informationen liegen verstreut in Mails, Scans und Tabellen und werden dreimal abgetippt.
- Informationen liegen in Mails, Scans und Tabellen verteilt
- Dieselben Daten werden in mehrere Programme getippt
- Wiederkehrende Berichte kosten jeden Monat Tage
- Anfragen werden von Hand an Zuständige verteilt
- Wissen hängt an einzelnen Mitarbeitern
- Fehler beim Übertragen fallen erst spät auf
Was ich für dich bauen kann
Dokumente auslesen und ablegen
Rechnungen, Formulare und Mails werden ausgelesen, die Daten strukturiert und in deine Programme eingetragen.
- Kein Abtippen mehr
- Weniger Übertragungsfehler
- Eine durchsuchbare Ablage
Wiederkehrende Berichte
Monats- und Kundenberichte entstehen automatisch aus den Daten, die ohnehin vorliegen.
- Bericht auf Knopfdruck
- Immer gleiches Layout
- Zahlen direkt aus der Quelle
Wissens-Assistent
Ein Assistent beantwortet Fragen aus euren eigenen Unterlagen, mit Quellenangabe. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht.
- Antworten mit Quelle
- Wissen hängt nicht mehr an einzelnen Köpfen
- Nur auf eure Dokumente beschränkt
Was reinkommt, was die KI übernimmt, was rauskommt
- E-Mails und Formulare
- Dokumente und Scans
- Wiederkehrende Reports
- 1Inhalte auslesen
- 2Daten strukturieren
- 3In deine Systeme eintragen
Beispielhafter Ablauf. Was bei dir passt, hängt von deinen Programmen und Abläufen ab.
Häufige Fragen zu Dienstleistung & Büro
Mit welchen Programmen funktioniert das?
Mit allem, was eine Schnittstelle oder einen Export hat, zum Beispiel Microsoft 365, Google Workspace oder dein CRM. Was bei dir geht, prüfe ich im Prozess-Check.
Liest die KI dann alle unsere Mails?
Nein, nur die, die wir vorher festlegen, zum Beispiel ein bestimmtes Postfach oder einen Ordner. Der Zugriff ist auf das beschränkt, was der Ablauf braucht.
Was ist, wenn ein Dokument schlecht lesbar ist?
Dann rät das System nicht, sondern markiert den Fall zur Prüfung. Du entscheidest, wie es weitergeht.
Welcher Ablauf kostet dich jede Woche die meiste Zeit?
30 Minuten, kostenlos und online. Danach weißt du, ob sich Automatisierung bei dir lohnt.
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